أهمية وكيفية توثيق عقود العمل في منصة قوى "التأمينات الاجتماعية"

يعد توثيق العقود لدى المؤسسة العامة للتأمينات الاجتماعية في المملكة العربية السعودية أحد الركائز الأساسية لحماية العاملين وأصحاب العمل على حد سواء. إذ يسهم هذا الإجراء في ضمان التزام المنشآت بأنظمة العمل والتأمينات، ويعد وسيلة لإثبات العلاقة التعاقدية وحماية أطرافها من النزاعات القانونية المحتملة.

توثيق العقد خطوة مهمة، لكن الأهم هو التأكد من أن جميع البنود واضحة وعادلة. عبر شورى، محامون مرخصون يراجعون عقدك ويشرحون لك تفاصيله لضمان أنك لا توقع على شروط تُضعف موقفك لاحقًا.

أولًا: الإطار النظامي لتوثيق العقود بالتأمينات الاجتماعية

يستند توثيق العقود في المملكة إلى مجموعة من الأنظمة واللوائح، من أبرزها:

1- نظام العمل:

حيث أوجب في المادة (33) قيد جميع العاملين السعوديين وغير السعوديين لدى صاحب العمل في سجلات التأمينات الاجتماعية.

• ألزم صاحب العمل بإبرام عقد عمل مكتوب وفقًا للمادة (51) وتوثيقه لضمان حقوق الطرفين.

المصدر: وزارة الموارد البشرية والتنمية الاجتماعية.

2- نظام التأمينات الاجتماعية:

يفرض تسجيل كل عامل خاضع للنظام لدى المؤسسة العامة للتأمينات الاجتماعية فور التحاقه بالعمل.

يعتبر العقد الموثق المرجعية الأساسية عند تحديد استحقاقات الموظف من اشتراكات ومعاشات وتعويضات إصابات العمل وأيضاً مكافأة نهاية الخدمة.

ثانيًا: آلية توثيق العقود بالتأمينات

 تتم عملية توثيق العقود بالتأمينات الاجتماعية عبر منصة رقمية متكاملة هي منصة قوى المرتبطة بأنظمة وزارة الموارد البشرية والتأمينات الاجتماعية. وتشمل الخطوات:

1-   تسجيل المنشأة والعاملين في بوابة التأمينات الاجتماعية.

2-   إعداد عقد العمل الإلكتروني متضمنًا:

           •         بيانات العامل وصاحب العمل.

           •         نوع العقد (محدد المدة أو غير محدد المدة).

           •         الأجر الأساسي والبدلات والمزايا.

           •         ساعات العمل والإجازات.

3-   رفع العقد على منصة قوى لإرسال إشعار للعامل للموافقة الإلكترونية.

4-   إتمام التوثيق بحيث يتم ربط العقد تلقائيًا بسجل العامل لدى التأمينات الاجتماعية.

ملاحظة مهمة: بعد إقرار العقد من الطرفين، يصبح موثقًا وملزمًا قانونيًا أمام الجهات الرسمية والقضائية.

ثالثًا: فوائد توثيق العقود

1. حماية حقوق العامل: يضمن استحقاقه للاشتراك في التأمينات والحصول على التعويضات عند انتهاء الخدمة أو حدوث إصابة عمل.
2. حماية صاحب العمل:
3. يوفر سندًا قانونيًا في حال النزاعات العمالية أمام المحاكم.
4. يجنّبه العقوبات المقررة على عدم التسجيل أو التلاعب بالعقود.
5. التوافق مع متطلبات الرقمنة الحكومية:
6. تحقيق رؤية المملكة 2030 نحو التحول الرقمي الكامل في قطاع العمل والتأمينات.

اقرأ أيضاً: الدليل الشامل لعقد عمل أجير: التعريف، الأنواع، الشروط وكيفية اصداره

رابعًا: الجزاءات المترتبة على عدم التوثيق

يترتب مجموعة من الاجراءات والجزاءات على المنشأة وهي:

• غرامات مالية وفقًا للمادة (64) من نظام العمل على المنشآت التي لا توثق عقودها.
• حرمان المنشأة من بعض الخدمات الإلكترونية لوزارة الموارد البشرية والتأمينات.
• مخاطر قانونية في حال رفع دعاوى عمالية دون وجود عقد موثق. 

محامي متخصص من شورى لمراجعة عقدك قبل توثيقه على قوى

قد تحتوي بعض عقود العمل على شروط غير واضحة أو تؤثر سلبًا على حقوق الموظف دون علمه. تطبيق شورى يربطك بمحامين متخصصين يراجعون عقدك قبل التوثيق، ويوضحون لك ما يجب تعديله أو الانتباه إليه قبل اتخاذ القرار.

في ضوء ما سبق يتضح:

إن توثيق العقود بالتأمينات الاجتماعية لم يعد مجرد إجراء شكلي، بل يمثل ضمانة حقيقية لحماية الحقوق والالتزامات التعاقدية، ويعزز من استقرار سوق العمل. كما يسهم في بناء بيئة عمل آمنة ومتوافقة مع الأنظمة واللوائح المعمول بها في المملكة.

إقرأ أيضاً:عقد العمل الموحد: دليلك لفهم البنود وكيفية إصداره وتوثيقه عبر منصة قوى

أسئلة شائعة عن توثيق العقود في منصة قوى (التأمينات الاجتماعية)

هل توثيق عقود العمل الزامي لكل المنشآت؟

نعم، إلزامي لكل المنشآت ابتداءً من تاريخ بدء العمل للموظف، ويجب أن تُوثّق عقود الموظفين السعوديين وغير السعوديين عبر منصة قوى.

هل عقد قوي مرتبط بالتأمينات؟

نعم، حيث أنه بمجرد توثيق العقد على قوى، تتم مزامنة البيانات آلياً مع المؤسسة العامة للتأمينات الاجتماعية.

هل قوى هو نفسه التأمينات؟

منصة قوى تختص بتوثيق العقد بين العامل وصاحب العمل، في حين تتولى المؤسسة العامة للتأمينات الاجتماعية إدارة العلاقة التعاقدية بين المنشأة والعامل (سواء كان سعوديًا أو وافدًا)، ابتداءً من تسجيل وتوثيق العقد وحتى انتهاء العلاقة التعاقدية. وتشمل مهامها أيضًا احتساب مدد الاشتراك الشهرية التي تؤثر على احتساب المعاش التقاعدي، إضافة إلى متابعة إصابات العمل وغيرها من الحقوق التأمينية.

ما هي المدة الزمنية لتوثيق العقد؟ 

لم تشترط منصة قوى مدة زمنية محددة، ولكن مدة توثيق العقد على المدة الزمنية التي يستغرقها الموظف للموافقة، ويُلغى العقد بشكل تلقائي إذا لم يوافق الموظف عليه بعد مرور مدة لا تتجاوز 10 أيام.

هل يمكن تعديل العقد الموثق؟ 

نعم، يمكن لصاحب العمل تعديل العقد الموثق وإرساله إلى الموظف للموافقة أو الرفض، فإذا وافق الموظف أُعتمد العقد الجديد، وإذا رفض الموظف التعديل على العقد يبقى العقد القديم على ما هو عليه.

هل توثيق العقود يكون في قوى أم التأمينات الاجتماعية؟

توثيق العقود تختص به منصة قوى.

هل يمكن توثيق عقد عمل قديم؟

نعم، يمكن من خلال قوى توثيق كلاً من العقود الجديدة والقديمة السارية والورقية. ولتوثيق العقود السارية، أدخل تاريخ المباشرة كما هو مذكور في أول عقد للموظف مع المنشأة.

علماً أنه يجب إدخال آخر مبلغ لراتب الموظف (مثلاً بعد الزيادات السنوية والترقيات)